Of beter: categoriseren.
Net als velen start ik mijn werkdag met het snel even doorlopen van mijn mails. Ik zou die mails stuk per stuk kunnen behandelen, maar om efficiënter te kunnen werken, doe ik dat niet. Er bestaan verschillende methodes en trucs om tijd te winnen, maar vandaag geef ik jullie graag een inkijk op mijn methode.
Wat doe ik dan wel? Zonder de mail al volledig te lezen ken ik die mail direct een (onderwerp)categorie toe (dadelijk hierover meer) of – indien ik dit in twee minuten kan – beantwoord ik die meteen. Mails die niet tot een van mijn vaste categorieën behoren, maar ook niet in minder dan twee minuten te beantwoorden vallen, zet ik om in een taak met einddatum of plan ik in mijn agenda in.
Maar wat zijn die categorieën nu? Ik heb een aantal hoofdopdrachten, een aantal onderwerpen waarrond ik werk, zou je kunnen zeggen. Elk van die opdrachten is voor mij een categorie met een daarbijhorende kleur. Zodra ik zie dat een mail tot een van mijn vaste categorieën behoort, ken ik die dat kleur toe en kijk ik er verder niet meer naar tot ik wat tijd voorzien heb om aan die hoofdtaak te werken. Gezien er bij elke hoofdtaak wel wat mappen en/of digitale documenten horen, levert mij dat een hoop tijdswinst op. Ik moet namelijk slechts één keer de bestanden openen of mappen uithalen die ik daarvoor nodig heb en behandel vervolgens alles wat daarmee te maken heeft in één keer (in plaats van dit per mail die daarover gaat te moeten uithalen). Een bijkomend voordeel is dat mijn hoofd dan ook al in de juiste mindset zit. Zo hoef ik niet telkens mentaal te schakelen tussen verschillende onderwerpen en is het gemakkelijker om het geheel te zien binnen dat thema.
Ikzelf rangschik mijn inbox op categorie, zodat alle mails per categorie samen staan. Wanneer ik mijn mails scan en dan een categorie aan een mail toeken door rechts in de maillijn het juiste kleur aan te duiden, verdwijnt die naar onder in mijn mailbox, onder de juiste categorie. Dit geeft mij een beter overzicht over de nog te behandelen (ongecategoriseerde) e-mails en dus een groter gevoel van controle. In principe is dat niet nodig. Je kunt ook naar de e-mailmappen gaan en onder zoekmappen kiezen voor ‘gecategoriseerde e-mail’. Dan komen je mails ook per categorie te voorschijn. Maar zolang ik mijn mailbox niet wat beter uitgemest heb, is dat voor mijn gemoedsrust nog even geen optie. Aan het leegmaken van die inbox ben ik wel aan het werken en wanneer het zover is, breng ik jullie zeker op de hoogte over hoe ik dit deed!
Overigens: wie al in een Outlook-versie werkt waar 'snelle stappen' beschikbaar zijn, kan hier nog een paar muisklikken sparen en ondertussen toch zijn mailbox een legere indruk geven.
Goed om weten: ook in de agenda kun je je tijdsreservaties een kleur geven. Dan weet je in een oogopslag waarover het gaat. Idealiter stemmen die kleuren overeen met de kleuren die je voor de categorieën in je mailbox gebruikt.
Wat inspiratie opgedaan? Of tips voor mij? Ik hoor het graag!