GTD

GTD. Getting things done.

Een dikke week geleden mocht ik wat collega's even een inspiratiesessie 'hoofd ontrommelen' geven. En omdat een aantal van hen daar toch wel enthousiast over waren, schrijf ik er hier graag nog net iets meer over. Mijn methode om tot een ontrommeld hoofd te komen is gedeeltelijk geïnspireerd op Getting Things Done van David Allen. Wanneer je voor het eerst zijn methode gebruikt, kan je wel even een

confrontatie te wachten staan. Je gaat namelijk alles wat door je hoofd popt aan dingen die je niet mag vergeten, die je nog moet doen,.. verzamelen. In een (heel grote) doos bijvoorbeeld. En wat niet in de doos past, stop je er in onder de vorm van een briefje. Vervolgens ga je de doos item voor item verwerken. Over elk opgepakt item neem je een beslissing (dus nee, niet terug in de doos stoppen voor later!). Doe ik hier (binnenkort) iets mee, of niet? Dingen waar je niets mee gaat doen, gooi je weg. Dingen waar je misschien/ooit iets mee gaat doen, komen op een 'someday/maybe'-lijst. Dingen die je om een of andere reden beter niet weggooit, archiveer je. Dient er wel iets mee te gebeuren, dan bepaal je de eerstvolgende actie(s) en neem je die op in een lijst. Handig daarbij is wel om stil te staan bij de gewenste uitkomst. Dat helpt net iets beter om je eerstvolgende acties te bepalen. De taken dien je ook te organiseren: afspraken/taken die op een bepaalde dag moeten gebeuren plan je in de agenda. Zaken die iemand anders beter zou doen delegeer je en taakjes die minder dan twee minuten kosten, doe je gewoon meteen. Al de rest komt op actielijsten. Verder is het een kwestie van de lijsten regelmatig na te zien en ontstaat er nu ruimte om daadwerkelijk aan je taken te werken. Je brein moet zich namelijk niet meer toeleggen op het onthouden van zaken en het (blijven) nadenken over je taken.

Hoewel zijn systeem in de eerste plaats ontwikkeld is (en werkt!) voor kenniswerkers en mensen met een bureaujob, ongeacht of die veel of weinig aan hun bureau zitten/vergaderingen bijwonen/op de baan zijn, kun je er zelfs tips voor het privéleven uithalen. Toch moet ik eerlijk bekennen dat ik zijn systeem ook niet helemaal volg. Van zijn lijsten is de enige die ik wel echt gebruik de 'someday/maybe'-lijst, al zou ik bij gelegenheid eens in de nieuwste, herwerkte, versie van zijn boek willen piepen of het gebruik van lijsten richting mijn eigen systeem geëvolueerd is. Verder bracht hij me het hangmappensysteem bij dat ik nu gebruik. Daar ben ik hem nog steeds ontzettend dankbaar voor. En tot slot bracht ik in mijn notities op de smartphone ook wat categorieën aan. Die categorieën zijn gebaseerd op drie belangrijke elementen waar hij het in zijn boek ook

over heeft, maar die bijna niemand aankaart wanneer ze zijn systeem voorstellen. Het betreft context, tijd en energie. 'Context' staat voor de plaats waar je je bevindt op het moment dat je een taak zou kunnen uitvoeren, en de middelen die je op dat moment ter beschikking staan. 'Tijd' staat voor de tijd die je ter beschikking hebt versus de tijd die je nodig hebt om een taak te doen en 'energie' gaat over het energieniveau dat je hebt om een bepaalde taak uit te kunnen uitvoeren. In principe zijn dit de drie deelaspecten die bepalen welke taak je kan doen.

Ik zou zeggen: neem zijn boek erbij, haal eruit wat je voor jezelf nuttig vindt en de tijd die je in het lezen van het boek stak, win je sowieso terug. Of volg mijn blogs nog wat ;-)

#gettingthingsdone #plannen #ontrommelen #allesondercontrole #organiseren #efficiëntie