Ik hou van de digitale agenda. Naast minder spullen rondom mij, is het een van de zaken die bijdraagt tot rust in mijn hoofd.
Vroeger had ik op het werk geregeld wel eens last van stress door een hoeveelheid aan vragen die op mij afkwam, en dan vooral door het feit dat ik niets van al die zaken mocht vergeten. Toen ben ik beginnen beseffen dat ons mailprogramma (in mijn geval: Microsoft Outlook) mij een pak mogelijkheden bood om mij het leven gemakkelijker te maken. Ik diende ze alleen te gebruiken.
Alles wat ik moet doen, plan ik sindsdien meteen in. Afspraak of overleg? Inplannen. Overleg voorbereiden? Inplannen. Taken na het overleg uitvoeren? Tijd voor inplannen. Mail behandelen die ik niet in 1-2-3 kan beantwoorden? Inplannen. Om het even welke andere taak die ik moet uitvoeren? Inplannen.
En ik bedoel meteen inplannen. Alles. Ook de zaken die een zucht oproepen. Ook de routinetaken. Op een tijdstip waarop ik denk tijd te hebben om die taak uit te voeren, bij voorkeur met een marge voor de deadline. Sommige taken op een wekelijks vast moment. En met voldoende tijd voor de uitvoering ervan. En heb ik hulp nodig? Dan plan ik direct een afspraak in met de persoon die me verder zou kunnen helpen. Mijn agenda geeft mij nu een overzicht van mijn ‘bezetting’ en dus ook van de hoeveelheid taken die ik er op een bepaald moment nog kan bijnemen of tegen wanneer de uitvoering van een opdracht haalbaar is. Komt er voor de uitvoering iets tussen of heb ik op dat moment echt niet het juiste aandachtsniveau voor die bepaalde taak? De agenda is gelukkig ook flexibel om met die gereserveerde tijdsblokjes te schuiven.
Op vrijdagavond snel nog even de planning voor volgende week bekijken en dan met het gevoel dat alles onder controle is het weekend tegemoet.